Menjaga Amanah Donatur: Catatan Pengembangan Platform & Kebijakan Kitabisa

Sebagai platform yang memfasilitasi jutaan #orangbaik membantu sesama, kami percaya “kepercayaan” adalah kunci terpentingnya.

Untuk menjaga amanah dari donatur, Kitabisa sudah dan terus berproses memperbaiki fitur, kebijakan dan proses kerja.

Melalui halaman ini, kami ingin membagikan catatan berbagai pengembangan dari tahun ke tahun.

Siapapun bisa membaca pengembangan yang kami lakukan, alasan atau latar belakang di baliknya, serta tujuan yang ingin kami capai, diurutkan berdasarkan timeline dari yang terbaru. Catatan ini kami bagikan sebagai bagian dari transparansi kami terhadap proses yang kami jalankan dan feedback yang kami terima dari publik.

Jika setelah membaca kamu memiliki pertanyaan atau masukan, jangan ragu menghubungi kami melalui email [email protected]

Table of Contents hide

Juni 2022 – Memastikan semua donasi tersalurkan, kami membuat kebijakan donasi pada galang dana yang tidak mempunyai aktivitas selama 12 bulan berturut-turut akan disalurkan untuk galang dana yang membutuhkan

Yang kami amati: sejak tahun 2015 tercatat ratusan ribu galang dana telah dibuka di Kitabisa. Diantaranya terdapat ratusan galang dana yang tercatat tidak memiliki aktivitas selama 12 bulan berturut-turut. Hal ini bisa saja terjadi karena berbagai faktor, misalnya penerima manfaat sudah sembuh/tidak membutuhkan donasi lagi, atau penggalang dana sudah tidak aktif mengurus kegiatan. Namun, tentu amanah donasi yang telah diberikan oleh donatur harus diselesaikan. Maka, per tahun 2022 ini, kami mulai mendata kembali galang dana yang masih memiliki donasi terkumpul namun tidak memiliki aktivitas selama 12 bulan berturut-turut, untuk membantu penggalang dana menyelesaikan tanggung jawabnya.

Yang kami lakukan: Kami menerapkan kebijakan ini dan mengirimkan pemberitahuan kepada penggalang dana. Kami menghubungi penggalang dana melalui email dan WhatsApp agar melaksanakan setidaknya satu aktivitas pada halaman galang dana mereka seperti melaporkan kondisi terbaru penerima manfaat atau mencairkan donasi yang tersisa. Penggalang dana akan diberikan waktu untuk melaksanakan salah satu aktivitas tersebut. Jika hingga batas waktu yang telah ditentukan, penggalang dana tidak memberi kabar atau melakukan aktivitas apapun, maka donasi tersisa di penggalangan dana tersebut akan dialihkan untuk galang dana lain yang membutuhkan yang sejalan dengan tujuan galang dana tersebut. Donatur di galang dana tersebut juga akan menerima pemberitahuan melalui email. 

2021 – Untuk meningkatkan transparansi kepada donatur, setiap pencairan yang dilakukan penggalang dana akan dikirimkan sebagai laporan melalui email ke donatur, inbox di aplikasi, dan bagian Kabar Terbaru di halaman galang dana

Latar Belakang: Sebelumnya setiap kali pencairan dilakukan oleh penggalang dana, tidak ada notifikasi kepada donatur. Hal ini kami lakukan agar donatur tidak mendapatkan terlalu banyak notifikasi. Namun kami mempelajari bahwa pencairan oleh penggalang dana merupakan aktivitas penting yang harus dapat dilihat secara transparan oleh donatur maupun publik di halaman galang dana.
Yang kami lakukan: kami membuat sistem agar setiap kali penggalang dana melakukan pencairan, maka secara otomatis akan dikirimkan sebagai laporan melalui email ke donatur, tampil di fitur inbox di aplikasi, serta tampil di bagian Kabar Terbaru di halaman galang dana.

Mei 2021: Kami memperbarui aturan dan panduan pembuatan iklan promosi dan konten galang dana

Yang kami amati:  Untuk membantu penggalang dana menjangkau lebih banyak donatur, Kitabisa melakukan promosi galang dana melalui iklan digital (penjelasan lengkap dapat dibaca di sini). Dalam perjalanannya, kami menerima kritik dari publik dan donatur mengenai beberapa konten iklan digital Kitabisa yang dianggap tidak pantas, mengganggu (disturbing), atau eksploitatif.

Tentu niatan Kitabisa membuat konten iklan digital murni untuk membantu penerima manfaat yang membutuhkan donasi segera. Namun kami mendengar kritik yang disampaikan, menyadari ada yang perlu kami perbaiki, dan meninjau ulang cara kami membuat konten.

Yang kami lakukan: Sebelumnya kami sudah memiliki panduan internal untuk pembuatan konten promosi iklan. Namun  kami meninjau ulang dan mengembangkan panduan tersebut. Kami merumuskan panduan internal yang mengatur ketat proses serta yang boleh dan tidak boleh dalam pembuatan konten iklan mulai dari persetujuan narasumber, penulisan copy, cara penyajian informasi yang faktual, cara menampilkan gambar, cara menampilkan video hingga penggunaan musik.

Dengan panduan terbaru ini, kritik yang kami terima berkurang secara signifikan. Kami juga memahami dan menghormati jika ada publik yang tetap merasa tidak nyaman dengan konten iklan digital Kitabisa. Sekali lagi, promosi dilakukan semata-mata untuk membantu penerima manfaat / penggalang dana mencapai kebutuhan target donasinya.

November 2020 – Kami menerapkan verifikasi berlapis untuk mencegah kecurangan atau penipuan

Yang kami amati: “Kejahatan terjadi bukan hanya karena ada niat pelakunya, tapi juga karena ada kesempatan”. Rasanya ini adalah seruan yang paling tepat untuk kecurangan-kecurangan yang dilakukan oleh “oknum” melalui platform Kitabisa. Meski dibuat untuk memfasilitasi orang baik, selalu ada oknum yang berusaha melakukan penipuan atau kecurangan melalui platform Kitabisa. Walaupun  jumlahnya kurang dari 1% dari seluruh galang dana yang ada di Kitabisa, kami menganggap isu ini serius dan terus mengembangkan sistem untuk menjaga kepercayaan donatur.

Tim Trust & Safety kami mengamati ada celah yang bisa dimanfaatkan oknum, yaitu pemalsuan dokumen seperti kartu identitas palsu, kuitansi rumah sakit, serta manipulasi data lainnya. Untuk itu kami merasa perlu mencari solusi untuk meningkatkan proses verifikasi dokumen dalam skala yang besar (sebagai gambaran, Kitabisa harus melakukan verifkasi pada lebih dari 300 galang dana baru setiap harinya).

Yang kami lakukan: mulai tahun 2020 kami telah menggunakan sistem E-KYC (Electronic Know Your Customer) yang merupakan sistem pengenalan pengguna secara elektronik. Kami juga bekerja sama dengan ratusan Rumah Sakit atau fasilitas kesehatan lainnya untuk melakukan verifikasi dan memastikan keaslian dokumen medis. Kami juga telah bekerjasama dengan puluhan yayasan dan lembaga sosial di seluruh Indonesia untuk membantu proses verifikasi secara langsung. 

Verifikasi Identitas di Kitabisa Berstandar KYC
Verifikasi KTP Standar KYC

Februari 2020 – Agar lebih transparan, kami menampilkan Rencana Penggunaan Dana di halaman muka galang dana

Yang kami amati: Transparansi menjadi kunci kepercayaan donatur terhadap sebuah galang dana. Rencana penggunaan donasi perlu diketahui oleh seluru donatur agar donasi yang disampaikan tepat sasaran. Tak jarang, transparansi ini semakin meningkatkan keinginan donatur untuk terus berdonasi. 

Kami menerima pertanyaan donatur khususnya pada galang dana dengan donasi yang besar seperti akan digunakan untuk apa saja donasi tersebut, kemana saja alokasi donasinya, kenapa target donasinya begitu besar. 

Yang kami lakukan: Kami mendengar setiap masukan yang datang kepada kami. Untuk itu kami membuat bagian khusus di halaman muka campaign berisi Rencana Anggaran Biaya (RAB) khususnya penggalangan dana kategori medis. Seluruh pengguna Kitabisa dan publik dapat melihat rencana alokasi biaya dari donasi yang ditargetkan. Bagian ini terletak persis di bawah identitas dan verifikasi medis. Nantinya donatur yang membuka sebuah halaman galang dana akan langsung dapat menjumpai rencana anggaran biaya dari galang dana tersebut. 

Tampilan Rencana Anggaran Biaya Iklan Kitabisa

Mei 2019 – Kitabisa mewajibkan adanya surat persetujuan yang diajukan Yayasan / Penggalang dana kepada penerima manfaat

Latar Belakang: Kami mendapatkan beberapa laporan dimana penerima dana/penerima manfaat tidak mengetahui bahwa dirinya digalangkan dana, atau tidak mengetahui mengenai syarat-syarat yang dibutuhkan agar bisa mendapatkan dana yang dijanjikan, atau dalam beberapa kasus terjadi beda pendapat karena penerima dana ingin dana digunakan untuk hal-hal yang tidak sesuai dengan tujuan awal penggalangan dana/komitmen dengan penggalang dana. Hal-hal di atas bisa terjadi karena tidak adanya kesepakatan tertulis antar pihak penggalang dana dan penerima manfaat yang dibuat di awal galang dana.

Yang kami lakukan: Mewajibkan setiap penggalang dana untuk mengajukan surat persetujuan kepada penerima manfaat, dimana seluruh kesepakatan dicantumkan di sana dan ditandatangani oleh penerima manfaat, termasuk diantaranya bersedia untuk digalangkan dananya, diiklankan (opsional), dan mekanisme pencairan dana dari penggalang kepada penerima. Dengan aturan ini, penggalang dana dan penerima manfaat telah mengetahui hak dan kewajiban masing-masing pihak sejak awal, sehingga proses galang dana dan penyaluran donasi menjadi lebih lancar.

Februari 2019 – Untuk membantu penggalang dana yang memiliki keterbatasan jaringan, Kitabisa menawarkan jasa iklan kepada penggalang dana

Latar Belakang: Awalnya sebagai platform Kitabisa hanya menyediakan wadah untuk siapapun bisa menggalang dana secara mandiri, artinya penggalang dana yang sepenuhnya bertanggung jawab untuk mempromosikan galang dananya ke berbagai jaringan yang dimiliki. Lalu seiring berjalannya waktu, beberapa yayasan meminta kitabisa untuk meningkatkan perolehan donasi yang terkumpul dengan melakukan digital marketing dimana yayasan tersebut sudah terbiasa dan memiliki budget/anggaran untuk melakukan iklan, namun iklan tersebut dirasa kurang efektif hasilnya terhadap donasi yang didapatkan (Umumnya saat itu seperti pemasangan spanduk/baliho, iklan di tv,dll).

Yang kami lakukan: Menawarkan jasa pemasangan iklan di sosial media untuk meningkatkan donasi yang terkumpul, jasa ini bersifat opsional dan merupakan keputusan dari penggalang dana. Donasi yang dialokasikan untuk Biaya Iklan juga ditampilkan baik di dashboard campaigner milik penggalang dana ataupun di halaman penggalangan dana. Donasi ini dibayarkan langsung ke Facebook. Bagi penggalang dana medis individu, biaya operasional untuk proses pemasangan iklan ini bersifat probono/gratis, sedangkan untuk yayasan yang memiliki budget marketing, dibayarkan di luar dari donasi yang terkumpul di galang dana.

Agustus 2021 – Kitabisa menampilkan laporan keuangan dan hasil audit secara terbuka di halaman About Us

Yang kami amati: Kami sadar, banyak pengguna yang mempertanyakan berapa keuntungan Kitabisa dari alokasi donasi operasional Yayasan Kitabisa sebesar 5% yang diambil pada galang dana kecuali untuk kategori zakat dan bencana alam, bagaimana Kitabisa membiayai operasionalnya setiap bulan dan bagaimana Kitabisa dapat bertahan sejak kemunculannya.

Kami percaya semakin transparan kami dalam membuka laporan keuangan kami, maka semakin percaya donatur untuk berdonasi melalui Kitabisa. 

Yang kami lakukan: Setiap tiga bulan, Kitabisa melakukan pelaporan kepada Dirjen Pengumpulan Uang dan Barang (PUB) Kementrian Sosial. Setiap tahunnya, Kitabisa juga di audit oleh auditor independen dengan predikat Wajar Tanpa Pengecualian (PUB). Kami juga membuka hasil audit dan laporan keuangan kami yang dapat diakses oleh publik di sini

Hal ini kami lakukan sebagai bentuk pertanggungjawaban kami atas dana publik yang kami kelola dan untuk menjaga kepercayaan publik terhadap Kitabisa. 

Desember 2019 – Untuk meningkatkan transparansi galang dana medis, Kitabisa menerapkan verifikasi medis berlapis, menampilkan jenis penyakit, serta hubungan penggalang dana dengan pasien

Latar Belakang: Salah satu kategori galang dana terbesar di Kitabisa adalah galang untuk Bantuan Medis & Kesehatan serta Balita & Anak Sakit. Karenanya penting untuk Kitabisa bisa memfasilitasi penggalang dana menampilkan kondisi mereka secara transparan sekaligus memberikan rasa aman kepada calon donatur ketika mereka ingin berdonasi ke galang dana medis.

Yang kami lakukan: kami mengembangkan sistem verifikasi berlapis untuk galang dana medis. Penggalang dana diharuskan untuk mensubmit dokumen medis. Kami juga bekerja sama dengan puluhan Rumah Sakit untuk memverifikasi langsung kebenaran dokumen ataupun informasi terkait pasien. Hasil verifikasi ini kemudian ditampilkan di halaman galang dana, sehingga donatur dan publik secara umum bisa melihat kebenaran kondisi pasien. Selain itu, kami juga menampilkan hubungan penggalang dana dengan penerima manfaat.

Tampilan Galang Dana Medis yang Terverifikasi

2018 – Untuk memudahkan penggalang dana dan memastikan donasi tersalurkan sesuai amanah donatur, kami melakukan pencairan biaya pengobatan langsung ke rekening Rumah Sakit

Latar Belakang: Pencairan galang dana di kategori Bantuan Medis & Kesehatan serta Balita & Anak Sakit sebagian besarnya dilakukan untuk membayar tagihan biaya pengobatan.
Yang kami lakukan: Untuk memudahkan proses administrasi yang dilakukan penggalang dana, serta memastikan donasi tersalurkan sesuai amanah donatur, kami bekerja sama dengan Rumah Sakit untuk mentransfer pencairan donasi langsung ke rekening rumah sakit.

2018 – Kitabisa membuka kategori galang dana khusus Bantuan Medis dan Kesehatan

Kitabisa Membuka Kategori Medis

Latar Belakang: Di awal berdiri, platform kitabisa lebih banyak digunakan oleh kalangan mahasiswa (aktivis BEM), komunitas, social entrepreneur, dan yayasan-yayasan. Seiring berjalannya waktu, kami mengamati dari data bahwa mayoritas penggalang dana justru menggunakan Kitabisa secara organik untuk galang dana bantuan medis dan kesehatan, khususnya untuk biaya pengobatan.

Kami pun menemui dan berbicara langsung dengan banyak penggalang dana secara langsung, terutama di berbagai Rumah Sakit dan Fasilitas Kesehatan. Kami menemukan insight bahwa sebagai platform, Kitabisa memberikan value yang besar untuk membantu keluarga pasien yang membutuhkan biaya pengobatan yang mendesak. Dengan Kitabisa, keluarga pasien bisa meminta bantuan kepada lingkaran terdekat maupun orang yang tidak dikenal dengan lebih transparan dan cepat, selagi mengurus proses pengobatan pasien di Rumah Sakit yang sangat menyita waktu dan tenaga. 

Yang kami lakukan: Dari penemuan di atas, kami memutuskan untuk memfokuskan Kitabisa membantu banyak pasien yang membutuhkan biaya pengobatan, dengan membuat dua kategori baru: Bantuan Medis dan Kesehatan serta Balita & Anak Sakit. Kami menjadikan dua kategori ini sebagai fokus pengembangan platform Kitabisa, karena kami menyadari bahwa Kitabisa bisa memberikan dampak besar dengan membantu banyak sekali pasien yang memiliki kebutuhan urgent untuk bisa menjalani pengobatan.

Oktober 2017 – Untuk memudahkan siapapun melaporkan galang dana yang mencurigakan, fitur Laporkan bisa diakses siapapun tanpa harus login

Latar Belakang: Kami memiliki tim Trust & Safety yang bertugas khusus untuk menjaga keamanan galang dana di Kitabisa, termasuk salah satunya dengan menginvestigasi jika ada galang dana yang mencurigakan atau berpotensi melanggar syarat dan ketentuan Kitabisa. Tim Trust & Safety secara rutin melakukan pengecekan, salah satunya dengan menerima laporan publik. Sebelumnya, laporan publik pada galang dana tertentu hanya bisa dilakukan dengan melakukan login, sementara kami menemukan hal ini justru bisa menjadi penghambat seseorang melakukan laporan dengan mudah.
Yang kami lakukan: kami membuat proses laporan di galang dana lebih mudah. Siapapun bisa klik tombol Laporkan, dan mengisi form laporan tanpa harus login ke Kitabisa. Cukup dengan melampirkan nama, nomor handphone dan email, serta detil laporan yang kemudian akan tim Trust & Safety Kitabisa tindaklanjuti.

2017 – Untuk memfasilitasi galang dana ke lebih banyak orang, Kitabisa memutuskan menjadi Open Platform

Latar Belakang: Di awal berdiri, Kitabisa berjalan sebagai Closed Platform, galang dana yang didaftarkan pengguna tidak bisa langsung tayang, tetapi harus melalui proses kurasi dan review terlebih dahulu oleh tim Kitabisa, baru jika disetujui bisa tayang dan disebarkan oleh penggalang dana. Meski tujuannya untuk memverifikasi semua galang dana, namun kami menerima banyak masukan dengan sistem ini, karena banyak pengguna yang memiliki kebutuhan mendesak dan membutuhkan galang dananya tayang segera, agar bisa menerima bantuan sesegera mungkin (contohnya pasien yang membutuhkan biaya pengobatan). 

Yang kami lakukan: Khusus untuk penggalangan dana medis kami menerapkan sistem open platform, dimana galang dana bisa langsung tayang dan menerima donasi setelah didaftarkan, namun untuk bisa mencairkan dana yang terkumpul pengguna tetap harus melengkapi segala verifikasi dokumen terlebih dahulu. Sedangkan untuk penggalangan dana non-medis tetap melalui proses screening di awal.

Di sisi lain, kami memperkuat proses verifikasi dan transparansinya di halaman galang dana, misalnya dengan menampilkan status verifikasi identitas dan status dokumen medis. Sehingga calon donatur bisa lebih yakin ketika ingin berdonasi ke galang dana tersebut. Dengan sistem ini, Kitabisa bisa menyeimbangkan antara kemudahan membuat halaman galang dana dan keamanan dalam berdonasi.